Para cuidar das finanças de qualquer empresa é preciso que o empreendedor tenha muita atenção. Essa é a parte mais delicada na gestão do negócio. Ainda que ele tenha uma pessoa ou até mesmo uma equipe para cuidar dos números, é essencial que o dono do negócio esteja sempre a par do que está acontecendo. Afinal, todos os detalhes são importantes para fechar as contas no final do mês.
“Para cuidar das finanças, não é preciso sofisticar demais. A empresa precisa ter seus gastos fixos mais enxutos possíveis. Somente os necessários”, explica Márcio Iavelberg, sócio diretor da Blue Numbers – consultoria especializada em pequenas e médias empresa. Para o consultor, “um bom planejamento pode simplificar o cuidado com as finanças. E ele não precisa de relatórios complexos, com poucos, mas eficazes relatórios o empreendedor ainda consegue promover uma excelente gestão da sua empresa”, defende. Para isso, Iavelberg destaca cinco passos indispensáveis para organizar e manter as finanças de qualquer negócio saudáveis, são eles:
1. Faça um balanço
Informação é poder em qualquer negócio. Por isso, o empreendedor precisa analisar a situação da sua empresa, como: tamanho do estoque, títulos a receber (em qual prazo), títulos a pagar e imobilizado. Isso precisa estar na ponta do lápis. Alguns índices podem ajudar a mostrar se a empresa tem recursos financeiros suficientes para cobrir seus compromissos assumidos.
2. Faça um planejamento
Com todas as informações sobre seu negócio reunidas, antes de começar o mês, é muito importante se fazer um planejamento orçamentário. Esse é um processo contínuo e ativo que irá reunir ações integradas e orientadas para fazer com que um objetivo seja alcançado com mais rapidez e eficiência por meio de decisões que são tomadas antecipadamente. Esse processo permite, ainda, que erros sejam evitados e que, quando cometidos, sejam identificados, corrigidos e não retornem a acontecer pelos mesmos motivos. Essa é a fase onde o empreendedor deve saber quanto vai ter de receita, quanto vai gastar e, principalmente, qual é a expectativa de lucro, ou de prejuízo, para o mês.
3. Fluxo de Caixa
É fundamental que o empreendedor tenha clareza das entradas e saídas de dinheiro que ele terá, dia a dia, nos próximos 60 dias, pelo menos. Isso dará segurança na gestão do negócio para se ter certeza de que se pode ou não comprar mais mercadorias, qual prazo necessário e se será necessário antecipar os recebíveis.
4. Monte seu DRE
O DRE nada mais é que a Demonstração do Resultado do Exercício. O relatório serve para o empreendedor saber se seu negócio tem sido lucrativo ou não. Existem muitas maneiras de fazê-lo, no entanto, o mais básico é suficiente, além de muito simples. Você inicia o mês com a receita bruta, retira os impostos e fica com a receita líquida. Após esse passo, retira os gastos variáveis e obtém a sua margem de contribuição. Depois, subtrai os gastos fixos para chegar no lucro operacional. Por fim, após retirar o imposto de renda, chega no valor final do seu lucro líquido.
Esse relatório deve ser feito mensalmente, apresentando as receitas, despesas e resultado do mês. Uma vez feito, com seu planejamento orçamentário você conseguirá confrontar seu DRE mensal e descobrir se está se saindo melhor ou pior do que o desejado.
5. Preço e Custo
É aqui que muitos empreendedores erram. Mas é extremamente importante conhecer os custos dos produtos ou serviços que você vende. Assim, fica mais fácil definir o preço de venda e saber se você pode dar um desconto, e de quanto, para conseguir atrair seus clientes ou concorrer em seu mercado. O preço não pode ser estipulado de acordo com o mercado sem calcular a situação financeira de seu negócio. Para a precificação, é necessário analisar os insumos, as despesas fixas, o lucro e a carga tributária da empresa. Se o valor ficar acima do mercado, basta repensar a sua margem de lucro para conseguir se adequar.
Além desses pontos, observe o prazo que você está pagando seus fornecedores. Ele não deveria ser muito maior do que é o prazo de estocagem das mercadorias, mais o prazo que estamos concedendo aos clientes. Se isso estiver acontecendo, você poderá ter problemas de falta de caixa. E não adianta vender mais. Isso agravará, ainda mais, a situação.